Hoy en día, las empresas del sector hostelero se enfrentan a una competencia feroz, al tiempo que los clientes cada vez son más exigentes. Las empresas deben tratar de encontrar e implementar formas de ser más eficientes para poder ofrecer a los clientes la experiencia perfecta que esperan. De esta forma, optimizar la rotación de las mesas puede ser crucial para mejorar la eficacia, maximizar los ingresos y asegurarse de que los comensales salgan satisfechos del establecimiento.
Para los restaurantes, cafeterías y bares de España, aumentar el índice de rotación de las mesas requiere de una planificación estratégica y de una eficacia operativa.
¿Qué es la rotación de mesas?
Cada mesa de un restaurante representa una ganancia potencial. En pocas palabras, cuando se cubren todos los asientos, se incrementan las ganancias. Por tanto, para aumentar los ingresos, se necesita sentar al mayor número de comensales posibles.
Para conseguirlo, se abren dos posibilidades: incorporar más mesas o «rotar las mesas» más rápido. En este contexto, el término «rotar» significa ser más eficiente en cuanto al número de clientes que se pueden sentar, servir y cobrar en las mismas mesas durante un periodo de actividad, por ejemplo, un servicio de cena. Y, ¿cómo se calcula? Se suele hacer estableciendo un tiempo asignado a cada cliente en la mesa, por ejemplo, 90 minutos, antes de que los nuevos clientes necesiten sentarse.
En este sentido, el índice de rotación de mesas es una medida que se puede utilizar para calcular el beneficio potencial del negocio por cada mesa y periodo comercial.
¿Por qué es importante el índice de rotación de mesas?
Como se ha mencionado, se puede optar por aumentar la capacidad del restaurante o abrir nuevos locales para dar cabida a más comensales. No obstante, esta no siempre es una opción, ya que no todos los negocios pueden permitirse ese lujo y en muchas ocasiones se tiene un aforo fijo establecido de mesas. Es aquí donde entra el juego la mejora del índice de rotación.
Y es que la optimización de la rotación permite a las empresas de restauración aumentar el número de clientes a los que sirven e incrementar la capacidad de sus asientos. Esto, a su vez, redunda en un aumento del volumen de ventas.
¿Qué factores pueden afectar a la rotación de las mesas?
Existen dos categorías que pueden afectar al índice de rotación de las mesas: los procesos operativos y las exigencias de los clientes. Los procesos operativos están dentro de la esfera de control del negocio, mientras que la empresa sólo puede influir en las expectativas del cliente.
Estos son algunos ejemplos de factores que entran dentro de los procesos operativos:
- La complejidad y/o el tamaño del menú
- La eficacia del personal
- Gestión de reservas, incluidas las aptitudes técnicas y del personal
- Tipo de servicio (por ejemplo, restauración de lujo o comida rápida)
- El interiorismo y la distribución de la cocina y el comedor
Entre los segundos factores se incluyen:
- Comportamiento de los clientes
- Las expectativas de los clientes
Cómo calcular el índice medio de rotación de mesas
Para conocer cómo establecer el índice medio de rotación, se debe tener en cuenta dos cálculos principales:
1. Índice de rotación de mesas
El número de comensales que el negocio puede sentar durante un periodo de tiempo determinado, por ejemplo, en el servicio de cena entre las 19.00 y las 22.00 horas.
El cálculo es:
Número de comensales servidos / Número de mesas = Índice de rotación de mesas
Pongamos un ejemplo: Se tiene 5 mesas (o cubiertos) y el restaurante ha sentado a 15 comensales durante un servicio de cena. De esta forma, el servicio de cena es de 19:00 a 22:00, habiendo un total de 3 horas.
15 comensales / 5 mesas = Índice de rotación de mesas de 3
El índice de rotación de mesas es de 3, ya que cada una de estas 5 mesas sentó a 3 comensales diferentes a lo largo del servicio.
2. Tiempo de rotación de la mesa
Este parámetro hace referencia a la cantidad media de tiempo que un cliente o grupo ocupa una mesa durante un periodo de tiempo establecido. Es importante recordar que, cuando se hace este cálculo, se tiene que utilizar la misma cantidad de tiempo que el periodo que se ha utilizado para el índice de rotación de mesas.
El cálculo es:
Total de minutos en el servicio de comedor / mesas ocupadas = Tiempo de rotación de mesas
Pongamos otro ejemplo utilizando el mismo periodo de servicio de cena anterior:
180 minutos (nuestro servicio de cena de tres horas de 19:00 a 22:00) / 3 (nuestro índice de rotación de mesas) = Tiempo de rotación de mesas de 60 (cada comensal pasó una media de 60 minutos en el restaurante).
Ahora que ya se ha calculado el índice de rotación de mesas y el tiempo, se puede empezar a mejorar la eficiencia. También se podrá medir cuánta repercusión tienen los cambios que se realicen en estos cálculos.
Es importante tener en cuenta que para ambos cálculos se debe utilizar el mismo periodo de tiempo. También, se puede hacer en diferentes periodos de servicio para conocer cada tasa de rotación: el tiempo de desayuno, comida y cena, dependiendo del tipo de servicio que ofrezca el local. También se puede hacer por días, semanas y meses.
Cómo aumentar la rotación de las mesas
Llega el momento de centrarse en factores que están bajo el control del negocio. Aunque algunas de estas variables van a depender del presupuesto, hay métodos más rentables y asequibles para hacer del establecimiento un local más eficiente. Algunos de ellos son:
Mejorar la disposición de las mesas y los asientos
Se puede optimizar la distribución del local para que quepa el mayor número posible de comensales sin comprometer la seguridad ni la accesibilidad. La creatividad puede ser una gran aliada para conseguirlo. Es aconsejable planificar una configuración de asientos flexibles, ya sea añadiendo asientos de bar o probando mesas compartidas. Los asientos flexibles pueden aumentar el número de comensales y, al mismo tiempo, adaptarse a grupos de distintos tamaños y preferencias.
Modernizar el menú
Es importante revisar también la oferta de platos y la extensión del menú. Ofrecer a los clientes demasiadas opciones con una carta extensa, les puede provocar fatiga, lo que significa que pasarán más tiempo eligiendo un plato. Para evitarlo, se puede destacar las especialidades del chef, las preferencias del personal o crear menús combinados o de degustación. Otra idea puede ser introducir raciones más pequeñas y platos para compartir, con el fin de agilizar la experiencia gastronómica.
Incentivar la rotación de clientes
Para que los comensales disfruten de su comida de una forma rentable se les puede incentivar con descuentos en las horas de menor afluencia o promociones de duración limitada. Eso sí, se debe dejar claro los términos y condiciones para evitar decepciones.
Uno de los factores que influye en la permanencia de los clientes es el alcohol, que puede ralentizar el ritmo de las cenas. Puede pasar que un negocio se centre en la comida y no en las bebidas, por lo que puede haber pérdidas por clientes que sólo se quedan a tomar algo. En estos casos, es interesante probar estrategias de precios en la oferta de alcohol o probar a cobrar un descorche.
Ofrecer un servicio de atención al cliente excelente
Algo que realmente ayuda a los clientes a volver a un local y a que recomienden el restaurante es ofrecer un servicio excepcional y crear una experiencia gastronómica positiva.
Para ello, es importante formar al personal para que dé prioridad a la hospitalidad, la atención y la eficiencia, manteniendo al mismo tiempo un ambiente acogedor y relajado. Además de conseguir que vuelvan, les permitirá ofrecer una experiencia agradable que les anime a gastar más, quedándose a tomar el postre o las bebidas.
Mejorar la eficiencia del personal mediante la formación
Es vital invertir en la formación del personal para mejorar la eficiencia y la rotación de mesas. Además de ello, fomentar el trabajo en equipo y la comunicación eficaz entre los miembros del personal les ayudará a agilizar su trabajo entre los procesos de sentarse, pedir y pagar la cuenta.
Tecnología al servicio del negocio
Por último, es importante tener en cuenta que los negocios deben incorporar tecnologías que les permitan gana en eficiencia. A continuación, detallamos algunas soluciones:
- Sistemas de pedido y pago
Se puede ampliar el alcance del negocio adaptando la oferta de un restaurante e implantando un servicio de comida rápida. Incluyendo menús especiales para almuerzos, menús preestablecidos y platos para llevar. De esta forma, se puede satisfacer a muchos clientes que cuentan con poco tiempo para comer.
También se puede implantar sistemas de pedido y pago. Para agilizar el proceso de pago se puede ofrecer métodos como pagar con código QR o una aplicación móvil de pedidos con menús digitales y una infraestructura de pagos propia.
- Soluciones de gestión de restaurantes
Invertir en un sistema eficiente de reservas para restaurantes, como Dojo Bookings permite ayudar al negocio a minimizar los tiempos de espera, optimizar la asignación de mesas, gestionar las reservas de forma eficaz, reducir las mesas ociosas y maximizar el aforo. Dojo Bookings permite gestionar las reservas con facilidad, desde la gestión de las reservas sin cita previa hasta las reservas online, al tiempo que favorece un ahorro de tiempo con la asignación automática de asientos.
- Método de pago fiable
Los clientes buscan una experiencia fluida y sencilla. Sin embargo, a la hora de pagar suelen surgir ciertas dificultades. Ya sea porque el servidor se caiga, porque haya problemas para dividir la cuenta o porque se pierda la conexión wifi... Con Dojo Go, el negocio puede hacer pagos sencillos y fluidos. El terminal tiene 4G integrado, por lo que se puede decir adiós a los problemas de Wi-Fi.
Al cerrar este servicio y dar paso al siguiente comensal, hay que recordar un aspecto fundamental: lo importante son los clientes. Aumentar la eficiencia y optimizar el índice de rotación de las mesas no significa sacrificar la experiencia y la satisfacción del comensal. Porque un cliente satisfecho, es un cliente que vuelve.
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Este artículo tiene únicamente fines informativos y no debe considerarse asesoramiento profesional, financiero, técnico o jurídico. Consulte siempre a un profesional autorizado para obtener orientación específica para sus circunstancias particulares.
